Regulament

1. Cadrul general de desfășurare a Swimathon Oradea 2024

1.1 Swimathon este un mecanism de strângere de fonduri iniţiat de Mişcarea Fundaţiilor Comunitare din România şi implementat de şapte Fundaţii Comunitare (Bacău, Bucureşti, Cluj-Napoca, Iaşi, Ploieşti, Târgu-Mureş şi Oradea). Mecanismul este dezvoltat în jurul unui eveniment de înot deschis pentru companii, persoane fizice, organizații şi grupuri de inițiativă (numite mai departe echipe de proiect) care doresc să se implice în viaţa comunităţii prin susţinerea unor cauze cu impact micro sau macro-comunitar. Fundaţia Comunitară Oradea este organizator local al evenimentului.

1.2 Campania Swimathon se desfășoară în 3 etape:

Etapa 1: Înscrierea proiectelor/cauzelor

https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/proiecte/creeaza

Etapa 2: Înscrierea de înotători/echipe de înotători, înscriere de ambasadori

https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/echipe/creeaza

https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/ambasadori/creeaza

Etapa 3: Înscrierea susținătorilor pentru înotători/cauze/proiecte

https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/sustinatori/creeaza

1.3 Fiecare echipă de proiect şi înotătorii/echipele de înotători joacă şi rolul de fundraiser – vor dezvolta campanii de atragere de fonduri pentru proiectul propus/susţinut, iar aceste campanii vor fi validate de echipa de organizare Swimathon. La cerere, Fundaţia Comunitară Oradea poate asigura consultanță pentru dezvoltarea acestora.

1.4 Descrierea etapelor campaniei Swimathon:

Etapa 1 – Înscrierea proiectelor

Echipele de proiect care doresc să strângă fonduri pentru susținerea unor proiecte/cauze, le vor înscrie pe pagina web a Fundației Comunitare Oradea. Acestea vor fi validate de către organizator și vor fi apoi vizibile pe site-ul evenimentului pentru:

• înotătorii/echipele de înotători care vor putea alege cauza pentru care vor să înoate și/sau să strângă fonduri;

• ambasadorii care vor putea alege cauza pentru care vor să strângă fonduri;

• susținătorii care vor face donații direct pentru cauze/proiecte sau pentru înotători (sumele fiind direcționate implicit către cauzele pe care aceștia le susțin).

Toate proiectele care vor atinge targetul de fundraising de 5000 lei până la data de 12.05.2024 se califică automat pentru a participa la evenimentul sportiv Swimathon 2024 în data de 15 iunie 2024.

În situația în care, inițiatorii proiectelor nu vor atinge targetul de 5000 lei, alocarea culoarelor se va realiza în ordine descrescătoare a sumelor adunate în limita a 8 proiecte.

În situația în care, toți inițiatorii proiectelor vor atinge targetul de 5000 lei, toate proiectele vor fi acceptate pentru a participa la eveniment și li se va aloca culoar de concurs.

Atât Fundația Comunitară Oradea cât și promotorii proiectelor/cauzelor vor căuta să identifice înotători și să promoveze proiectele/cauzele în vederea strângerii de donații și sponsorizări.

Fiecare proiect validat are la dispoziție, cel puțin un culoar de înot care va fi ocupat de către o echipă de înotători de maxim 6 persoane.

Etapa 1 se va desfășura până la data de 31.03.2024 – ora 23:59.

Etapa 2 – Înscrierea de înotători / echipe de înotători, înscrierea de ambasadori

Înotătorii (care vor juca și rolul de fundraiseri) se vor înscrie pentru a înota pentru proiectele validate:

• La înscriere, fiecare înotător va achita o contribuție comunitară de participare la eveniment, pentru care va primi o cască de înot personalizată cu sigla Swimathon, medalie de participare și diploma de participare; înotătorii au posibilitatea de a-și aduce aportul personal cauzei susținute și prin organizarea de acțiuni de fundraising în beneficiul proiectului susținut. (vezi punctul 3.14 din Regulamentul sportiv al Swimathon Oradea);

• Contribuția va fi achitată o singură dată pentru întregul eveniment, indiferent de numărul probelor la care va participa înotătorul;

• Reprezentanții direcți ai echipelor de proiect, au prioritate în ocuparea culoarelor (vezi punctul 3.14 din Regulamentul sportiv al Swimathon Oradea);

• Echipele sunt formate din 6 înotători; Organizatorul își rezerva dreptul de a completa echipele cu înotători, în cazul în care echipele nu sunt complete;

• Timp alocat evenimentului = 5 ore;

- Lungimea bazinului este de 50m 

• Va câștiga echipa care va parcurge cele mai multe lungimi de bazin în 40 de minute. 

Contribuția comunitară la înscrierea înotătorilor (se aplică doar acestora):

• Kit înscriere înotător - 120 lei include: cască silicon, personalizată cu sigla Swimathon, medalia de participare, diploma de participare.

Recomandări pentru ECHIPE = ȘTAFETE:

- Înotătorii înoată fiecare câte 1 lungime de bazin, urmând a se roti în acest mod până la epuizarea celor 40 de minute alocate unei echipe (ștafetă), pentru a înota astfel cât mai multe lungimi de bazin (exemplu pentru o echipa formată din 6 membri: primul înotător parcurge 1 lungime de bazin, după care face o pauză până restul de 5 înoată fiecare câte 1 lungime, iar acest sistem de rotire se respectă până la epuizarea celor 40 de minute alocate).

Perioadă înscriere înotători/echipe: 05.04.2024 – 05.06.2024 – ora 23:59 în limita în limita numărului de culoare disponibile în cele 5 ore ale evenimentului (în 5 ore sunt disponibile 40 de culoare, adică 8 culoare/bazin x 10 serii " 1 serie = 40 min). Pe site-ul Fundației Comunitare Oradea se va anunța din timp dacă ne apropiem de epuizarea acestora.

Ambasadorii sunt persoane care nu vor participa la concursul de înot însă vor juca rolul de fundraiseri și se vor înscrie  pentru a strânge fonduri pentru proiectele validate.

Pentru a sublinia rolul Ambasadorului în cadrul Swimathon Oradea, fiecare Ambasador va achita și prima donație imediat după momentul înregistrării în platformă; suma minimă este de 80 de lei, iar această primă donație va fi contorizată la obictivul financiar al proiectului pe care Ambasadorul îl susține. În cazul neachitării celor min. 80 de lei/Amabasador ca parte integrantă din procesul de înscriere (prin mijloacele puse la dispoziție pe https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/) înscrierea va fi considerată nefinalizată și va fi anulată după 3 zile lucrătoare.  

Perioadă înscriere ambasadori: 05.04.2024 – 15.06.2024 – ora 23:59

Etapa 3 – Înscrierea susţinătorilor pentru înotători/cauze/proiecte

Susținătorii vor dona sume de bani fixe pentru întreaga evoluție a acestora la eveniment (exemplu: 100 lei/evoluție sau 200 lei/evoluție etc). În cazul ștafetelor, susținerea financiară va fi acordată întregii echipe.

Susținătorii vor fi atrași în urma sub-campaniilor derulate de către înotători cu sprijinul activ al echipelor de proiect și în urma promovării evenimentului de către Fundația Comunitară Oradea și organizațiile participante la Swimathon Oradea 2024.

Înscrierea susținătorilor se face prin completarea unui angajament de plată, donaţiile fiind direcţionate către Fundația Comunitară Oradea care, ulterior, le va redirecţiona către fiecare cauză/proiect în parte, în limita sumelor obţinute de ace(a)sta.

Perioada înscrierii susținătorilor: de la validarea primei cauze/primului proiect până la 15.07.2024 – inclusiv la locul evenimentului unde vă așteptăm în numar cât mai mare!

1.5 Încheierea procesului de strângere de fonduri

Sumele completate în angajamentele de plată înregistrate on-line de către susținători vor fi achitate cel târziu până la data de 15.07.2024.

***** IMPORTANT *******

Acces susținători în ziua evenimentului:

Accesul în tribună va fi permis în funcție de restricțiile impuse de autoritățile publice la momentul desfășurării evenimentului.

1.6 Acordarea de finanțări

Sumele strânse pentru fiecare proiect vor fi direcționate de către Fundația Comunitară Oradea către echipele de proiect iniţiatoare în baza unui contract de finanţare nerambursabilă. Finanţările vor fi acordate după încheierea procesului de strângere de fonduri, calendarul final fiind agreat pentru fiecare caz în parte.

Organizatorul va reține un procent din totalul sumelor strânse pentru fiecare proiect în vederea acoperirii unei părți din costurile de organizare a evenimentului după cum urmează:

- pentru sponsorizările < 1.000 euro - 10% din suma sponsorizată

- pentru sponsorizările >1.000 euro - 8% din suma sponsorizată

1.7 Implementarea proiectelor

Perioada de implementare a proiectelor va fi agreată pentru fiecare caz în parte, termenele şi condițiile de raportare fiind specificate în contractul de finanţare nerambursabilă menționat la punctul anterior. La finalul perioadei de implementare echipele de proiect vor trebui să întocmească şi prezinte Fundaţiei Comunitare Oradea un raport financiar și narativ privitor la implementarea proiectului.

1.8 Termeni și condiții Swimathon Oradea

1.8.1 Înscriind un proiect/o cauză pe site-ul https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/, echipele de proiect vor fi de acord cu următoarele:

• Regulamentul Swimathon 2024;

• Ghidul de finanțare și calendarul Swimathon 2024;

• decizia de validare a proiectului de către organizator;

• reținerea a 8% sau 10% (după caz) din totalul sumelor strânse în urma campaniei, reprezentând costuri administrative şi organizatorice.

Datele de contact vor fi păstrate strict confidenţial pentru uzul intern al Fundației Comunitare Oradea și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul echipelor de proiect.

1.8.2 Înscriindu-se pe site-ul nostru – https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/, înotătorii vor fi de acord cu următoarele:

• regulamentul Swimathon 2024;

• decizia de validare a înscrierii înotătorului/echipei de către organizator – Fundația Comunitară Oradea;

• reținerea a 8% sau 10% (după caz) din totalul sumelor strânse în urma campaniei, reprezentând costuri administrative şi organizatorice.

Datele de contact vor fi păstrate strict confidenţiale pentru uzul intern al Fundației Comunitare Oradea și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul înotătorilor.

1.8.3 Înscriindu-se pe platforma https://swimathon.fundatiacomunitaraoradea.ro/, susținătorii vor fi de acord cu următoarele:

• regulamentul Swimathon 2024;

• suma donată va fi direcționată sub forma unui grant spre proiectul reprezentat de înotătorul susținut;

• reținerea a 8% sau 10% (după caz) din totalul sumelor strânse în urma campaniei, inclusiv din suma donată de către susținător, reprezentând costuri administrative şi organizatorice.

Datele de contact vor fi păstrate strict confidenţiale pentru uzul intern al Fundației Comunitare Oradea și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul susținătorului.

Procentul de 8% sau 10% (după caz) menţionat mai sus şi reprezentând costuri administrative şi organizatorice ale Fundaţiei Comunitare Oradea se înţelege a fi reţinut o singură dată pentru fiecare cauză/proiect, din totalul sumei obţinute de ace(a)sta în urma evenimentului.

2. Regulamentul privind campaniile de strângere de fonduri

2.1 Pot înscrie proiecte în Swimathon Oradea, urmând să strângă fonduri pentru aceste proiecte, următoarele categorii: persoane fizice, grupuri de iniţiativă şi organizaţii.

2.2 Pentru înscrierea proiectelor, va fi completată secţiunea Înregistrare proiect.

2.3 Obiectivul financiar minim de strângere de fonduri pentru fiecare proiect înscris este de 5.000 de lei.

2.4 Înscrierea proiectului va fi validată numai după completarea şi trimiterea formularului de înscriere, proiectul devenind vizibil doar după validare.

2.5 Fiecare proiect validat va fi reprezentat în cadrul evenimentului Swimathon de înotători fundraiseri – individuali sau ştafetă/echipă. Aceştia se vor înscrie completând secţiunea Înscriere înotători.

2.6 Ştafetele vor fi alcătuite din maxim 6 înotători fundraiseri care se vor organiza ca echipă de înotători înainte de înscrierea online, obţinând şi acordul echipei de proiect. Organizatorul se va asigura că cele două părţi vor comunica în vederea stabilirii acestui acord.

2.7 Pentru fiecare proiect înscris la Swimathon, organizatorul pune la dispoziţie un culoar, din care unul obligatoriu va fi ocupat de o echipă de înotători fundraiseri de maxim 6 persoane.

2.8 Înotătorii fundraiseri şi echipele de înotători fundraiseri vor fi validaţi de către Fundaţia Comunitară Oradea. Înotătorii independeţi sau în ştafete au nevoie şi de acordul echipelor de proiect. Ulterior, profilul înotătorilor şi al ştafetelor vor deveni vizibile pe site la secțiunea Înotători.

2.9 La înscriere, au prioritate înotătorii fundraiseri propuşi de echipele de proiect, restul înotătorilor urmând să se înscrie în funcţie de locurile rămase disponibile, alocate în ordinea înscrierii.

2.10 Înotătorii fundraiseri independenţi de echipele de proiect au următoarele opţiuni de înscriere:

• pot forma o echipă pentru a înota în ştafetă, obţinând în prealabil acordul şi susţinerea echipelor de proiect;

• pot contacta o ştafetă deja alcătuită, solicitând înscrierea în cadrul acesteia.

2.11 Fiecare înotător fundraiser va estima la înscriere numărul de lungimi de bazin pe care le va înota în cadrul evenimentului. În cazul ştafetei, estimarea se va face însumând numărul lungimilor aproximate, înotate de către membrii acesteia. După încheierea evenimentului, numărul de lungimi estimate vor fi echivalate cu numărul de lungimi reale înotate.

2.12 Înotătorii individuali fundraiseri, respectiv ştafetele de înotători fundraiseri înscrise în Swimathon vor putea fi susţinute completând formularul de la secțiunea Înscriere susţinător.

2.13 Susţinătorii vor putea să completeze un angajament de plată sau vor putea dona direct în contul fundaţiei, utilizând butonul “Donează” de pe platforma online. Donaţiile vor putea fi efectuate şi în timpul evenimentului, în baza unei chitanţe. Formularul “Înscriere susţinător” reprezintă un angajament de plată, plata efectivă putând fi realizată oricând după completarea formularului pana la data limită de 15.07.2024.

2.14 În angajament, susţinătorul poate opta pentru oferirea unei sume fixe, pentru întreaga evoluţie în eveniment (de ex. 100 lei, 200 lei etc.). În cazul ştafetelor, susţinerea va fi acordată întregii echipe, pe baza estimărilor însumate ale înotătorilor, respectiv se poate oferi o sumă fixă.

Plăţile vor fi realizate prin următoarele modalităţi:

- Prin bancă. Date bancare Fundaţia Comunitară Oradea, CIF 31511820, cont bancar IBAN RO35 BACX 0000 0021 8191 4001 deschis la Unicredit Bank Oradea, cu menţiunea pe OP “Contribuţie Swimathon pentru înotătorul / echipa / proiectul _____________________”

- Plată în numerar sau cu cardul bancar la sediul Fundaţiei (str. Republicii nr. 30, Oradea, Crișul Shopping Center, Etaj 2, Comuniteca) sau în cadrul evenimentului, în ambele cazuri fiind emisă şi chitanţă.

La solicitarea susţinătorilor persoane juridice vom putea încheia un contract de sponsorizare.

2.15 Sumele prevăzute în angajamentele de plată vor fi achitate până la 15.07.2024.

2.16 Fundaţia Comunitară Oradea va centraliza angajamentele de plată şi va trimite echipelor de proiect informări periodice privind sumele achitate.

2.17 După eveniment, Fundaţia Comunitară Oradea va furniza o situaţie actualizată a sumelor achitate.

3. Regulamentul sportiv privind desfășurarea evenimentului Swimathon Oradea

 În data de 15 iunie 2024 vom organiza un eveniment sportiv la Bazinul Olimpic „Ioan Alexandrescu”, cu un număr de maxim 500 de înotători.

Se va înota în sistem ștafetă ( va înota pe culoar doar un singur membru al echipei, ceilalți componenți vor aștepta pentru a le veni rândul). Fiecare echipa va avea la dispoziție 40 min, pentru a parcurge cât mai multe lungimi de bazin.

La ediția Swimathon din anul 2024, 1 culoar va fi rezervat pentru înotători individuali, care vor putea înota, pentru a susține un proiect admis, maxim 2 lungimi de bazin ( 100m ). Dacă se optează pentru 2 lungimi de bazin, înotătorul trebuie sa parcurgă cei 100m fără oprire. Organizatorul ( vezi punctul 3.6 ) își rezervă dreptul de a opri, respectiv de a elimina înotătorul individual dacă acesta se află în dificultate evidentă sau dacă parcurge 1 lungime ( 50m ) de bazin în mai mult de 90 de secunde.

3.0 Înotătorii trebuie să poarte echipament corespunzător (slip de înot “chilot sau boxeri” în cazul băieților și costum de înot întreg în cazul fetelor, casca de înot oficială a evenimentului, ochelari de înot). SE VA INTERZICE INTRAREA ÎN BAZINUL DE ÎNOT A CELOR CARE VOR PURTA PANTALONI SCURȚI ÎN CAZUL BĂIEȚILOR, RESPECTIV COSTUM DIN 2 PIESE ÎN CAZUL FETELOR). 

ECHIPAMENT ADMIS

3.1 Fundația Comunitară Oradea va valida sau invalida înscrierea înotătorilor care vor participa la evenimentul Swimathon Oradea din 15 iunie 2024 (ziua competiției).

3.2 La eveniment pot înota și minori, cu vârsta între 10 și 17 ani, cu condiția să fie practicanți ai înotului sub îndrumarea unui antrenor/instructor de înot în cadrul unui club sportiv.

3.3 Accesul înotătorilor participanți la competiție va fi posibil numai după instructajul privind siguranța înotătorilor, realizat de organizator, respectiv după completarea unui formular-declarație pe proprie răspundere.

3.4 Este permis înotul în oricare dintre cele 4 stiluri de înot cunoscute oficial: craul, spate, bras sau fluture.

3.5 Organizatorul, prin Managerul Sportiv al evenimentului Swimathon (arbitru de înot acreditat), poate interzice participarea sau poate elimina din cadrul evenimentului, orice persoana care are calitatea de înotător și se află într-o dificultate evidentă în a parcurge o lungime de bazin. Siguranța înotătorilor este prioritatea noastră numărul UNU. Decizia nu poate fi contestată.

3.6 Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza înscrierea sau de a elimina din cadrul evenimentului Swimathon, orice persoană (înotător, susținător, spectator etc.) care în trecut  sau la momentul desfășurării evenimentului sportiv a avut/are comportament nesportiv (injurii, agresiuni verbale sau fizice, amenințări etc.) în relație cu orice persoană participantă la eveniment. 

3.7 Înotătorii sunt obligați să poarte echipament corespunzător (costum de înot adecvat, casca de înot oficială a evenimentului, ochelari de înot). 

 3.8 Fiecare înotător va face dovada achitării contribuției comunitare de înscriere (în schimbul căreia va primi cel puțin casca de înot personalizată cu sigla Swimathon, medalie de participare și diploma de participare).

3.9 Organizatorul își rezervă dreptul de a anula evenimentul, dacă condițiile sociale nu vor permite organizarea în condiții de siguranță.

3.10 Startul în prima probă va fi dat la ora 09.00. 

3.11 Utilizarea labelor, palmarelor, plutitoarelor sau a plutelor  NU este permisă.

3.12 Înscrierea participanților la competiție  se va face pe propria răspundere, organizatorii neasumându-și nici o răspundere privind starea de sănătate a participanților la competiție. Pentru aceasta, fiecare participant trebuie să semneze o declarație pe proprie răspundere privind participarea la competiție. Pentru minori, declarația va fi semnată de un părinte sau tutore. La cerere puteți primi declarația completată cu datele personale pe e-mail înainte de prezentarea la competiție.

3.13 Având in vedere numărul limitat de înotători, vor avea prioritate sa înoate, echipele înscrise de către sponsori (vezi pachetele de sponsorizare), echipele care fac dovada ca au adus finanțare pentru proiectele pentru care înoată (vezi pachetele de sponsorizare), iar in limita locurilor disponibile, vor putea fi programate si echipele care plătesc doar contribuția comunitară de înscriere, după principiul „primul venit – primul servit” .

3.14 Numărul înotătorilor este limitat la 500 de persoane. Înotătorii vor fi acceptați respectând punctul 3.7 si 3.13 al prezentului regulament, cu condiția ca înotătorul înscris sa îndeplinească integral cerințele de eligibilitate de la punctul 3.2 sau 3.3 al prezentului regulament.

3.15 Pe culoarul rezervat înotătorilor individuali, va înota 1 singur înotător, în baza înscrierilor optând pentru a înota 1 sau 2 lungimi de bazin. Capacitatea maximă în cele 5 ore ale evenimentului este de  maxim 150 înotători dacă se înoată 1 lungime. În cazul în care, nu se ocupă integral cele 5 ore ale evenimentului, organizatorul își rezervă dreptul de a suplimenta numărul de ștafete sau să găsească alte formule de a ocupa culoarul în cele 5 ore ale evenimentului, anunțând în prealabil acest lucru.